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档案的定义及其基本含义
作者:办公室  来源:驻马店档案信息网  更新时间:2018/9/21

档案的定义及其基本含义

      1、档案的定义,档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中直接形成的,有一定保存价值的各种形式的历史记录。

      2、基本含义:

     1)、档案是各种组织和个人在社会实践活动中直接形成的历史记录。

     “直接形成”说明档案继承了文件的原始性;“历史记录”说明档案在继承文件原始性的同时,也继承了文件的记录性,是再现历史真实面貌的原始文献。我们这里所说的文件是广义的文件,是一切由文字、图表、声像等形式形成的各种材料。

     2)、处理完毕的、具有一定保存价值、按照一定程序集中保存起来的文件才能作为档案。

       这个含义说明档案由文件转化而来的条件有3个,一是从时效性上说,是处理完毕的,从这个角度来看,可以说“文件是档案的前身,档案是文件的归宿”。二是从价值性上说,具有一定保存价值的,从这个角度来看,可以说“文件是档案的基础,档案是文件的精华”。三是从系统性说,档案是把分散状态的文件按一定逻辑规律整理而成的信息单元。从这个角度来看,可以说“文件是档案的因素,档案是文件的组合。”

    3、档案的本质是:直接的、原始的历史记录。

这里尤其要注意第2条,处理完毕的、具有一定保存价值、按照一定程序集中保存起来的文件才能作为档案。有个别单位还没有弄清什么是档案,他们有些只是把文件按字号、顺序号直接排列起来,装盒。看起来挺好看,但是不是准确意义上的档案,未经整理的还只能叫做资料。只有经过科学的整理才能作为档案保存。

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